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Elektronische Archivierung ist technologieneutral.

Der Leitfaden der Bitkom zur rechtssicheren Archivierung erläutert diesen ersten Merksatz wie folgt: „Technische Vorgaben und Standards für das zu verwendende elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben und können auch angesichts der sehr großen Unterschiede im organisatorischen Umfeld der verschiedenen Unternehmen nicht vorgeschrieben werden...“

Dazu heißt es in dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen ( BMF ) vom 28.11.2019 zur Neufassung der GoBD  ausdrücklich, dass es nicht darauf ankommt, „ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.“

CM Studio .DMS-CLOUD mit seinen verschiedenen Editionen CM Studio .E-ARCHIVE-SERVER und CM Studio .DMS-SERVER und CM Studio .ECM-SERVER bietet Ihnen den perfekten Schutz und die abgestufte Funktionalität für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement in der CLOUD von MASCH Software Solutions.

Wollen Sie Ihre E-Mail Kommunikation jetzt absichern und damit den bindenden Vorschriften des Gesetzgebers Rechnung tragen?

Dann kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular!

Wir beraten Sie gerne...
 

CM STUDIO

.DMS-CLOUD

  

CM Studio .DMS-CLOUD

Digitales Dokumenten-Management, rechtssichere Archivierung von E-Rechnungen und sontigen kaufmännischen Belegen in einer CLOUD-Subscription.
Mit der CLOUD-basierten Dokumentenverwaltung von MASCH Software Solutions sind Ihre Unternehmensdaten sicher abgelegt. Dafür sorgt die leistungsstarke Archivierungssoftware in der CLOUD:

CM Studio .DMS-CLOUD

Die web-basierte Anwendung schützt Dokumente mit Hilfe von Verschlüsselung und internen Prüfsummen vor Manipulation oder Einsicht durch nicht autorisierte Personen.
 

Sensible Daten brauchen Sicherheit
Mit Hilfe einer eigens für die Archivierung entwickelten Verschlüsselungstechnik hat MASCH Software Solutions die marktübliche mit 256-bit verschlüsselte Datenübertragung entscheidend optimiert und verbessert.

Dadurch erzeugen komplexe Abfragen und Berechtigungs-Funktionen auch über das Internet keine Verzögerungen.

Gleichzeitig ist ein hoher Schutz vor unberechtigtem Zugriff optimal gelöst.
   
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
 

CM Studio .DMS-CLOUD

Ist eine CLOUD-Software auch GoBD-konform?

Dazu heißt es in dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur Neufassung der GoBD vom November 2019, dass es nicht darauf ankommt, „ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.“ In den älteren Verordnungen zur GoBD aus dem Jahr 2014 wurde die Cloud übrigens nicht erwähnt und war damit nicht erlaubt. Hier hat das Bundesministerium für Finanzen aber zwischenzeitlich erkannt, dass Cloud-Lösungen sicher sind, wenn sie entsprechende Sicherheitsmechanismen erfüllen.

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CM STUDIO

.E-ARCHIVE-SERVER

  

CM Studio .E-ARCHIVE-SERVER

Rechtssichere E-Mail Archivierung in der CLOUD

Trotz eindeutiger gesetzlicher Bestimmungen wird das Thema E-Mail-Archivierung in deutschen Unternehmen, insbesondere in kleinen und mittelständischen Betrieben nur widerwillig angenommen - obwohl dies arbeitsrechtliche und für den Unternehmer steuerrechtliche Konsequenzen haben kann.

Das Thema E-Mail-Archivierung ist zwar immer wieder Gegenstand medialer Berichterstattung, in der Praxis ist allerdings häufig nicht klar, was es bedeutet, E-Mails zu archivieren.
 

 

Die Kunst der revisionssicheren und korrekten Ablage beherrschen nach Aussagen von Fachleuten vor allem im Mittelstand weniger als die Hälfte aller Unternehmen.

Im Grunde ist ein Archiv digitaler Nachrichten vergleichbar mit einem Archiv gedruckter Unterlagen.
   
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
 

CM Studio .E-ARCHIVE-SERVER in der CLOUD

Was für die Ablage von gedruckten Unterlagen gilt, gilt auch für die elektronische Post: es muss die Unveränderbarkeit, Fälschungssicherheit, Transparenz und Rückverfolgbarkeit der Daten gewährleistet sein. Mit entsprechender Software von MASCH Software Solutions st das gesetzeskonform lösbar.

Aber nicht nur die rechtliche Notwendigkeit und die technischen Möglichkeiten einer E-Mail Archivierung sind für jedes Unternehmen ein wichtiges Entscheidungskriterium, auch das Wissen über rechtliche Konfliktscenarien, denn wir bieten Ihnen auch Informationen zur Fragestellung:

Steht E-Mail Archivierung im Konflikt zum Datenschutz?

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CM STUDIO

.ECM-SERVER

  

CM Studio .ECM-SERVER in der CLOUD

Arbeitsprozesse optimieren und rechtskonform archivieren
Enterprise-Content-Management ( ECM ) hat die Abbildung von unternehmensrelevanten Prozessen und die elektronische Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen zum Ziel.

Mit CM Studio .ECM-SERVER in der CLOUD verfügen Sie über alle Funktionen und Möglichkeiten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von geschäftlichen Informationen, über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
 

 
Sie arbeiten schneller, effektiver, kostengünstiger und sicherer.

CM Studio .ECM-SERVER in der CLOUD ist die Basisplattform Ihres Unternehmens, in der alle Informationen (papiergebundene sowie digitale) zusammenlaufen und Ihren Mitarbeitern blitzschnell bei Bedarf zur Verfügung stehen.

CM Studio .ECM-SERVER in der CLOUD ist die kostengünstige CLOUD-Lösung für digitales Dokumenten-Management kombiniert mit rechtssicherer E-Mail Archivierung.
   
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
 

CM Studio .ECM-SERVER in der CLOUD

Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, E-Rechnungen wie sonstigen Geschäftsdokumenten und ERP-Systemen.

Steuerlich relevante Schriftwechsel und Kommunikation müssen nicht zwingend elektronisch archiviert werden, wenn Sie im Original per Papierversand zugestellt wurden.

Wenn Sie elektronisch archivieren gilt aber sowohl für elektronische Dokuemnte als auch alle papierbasierten Dokumente, dass sie nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit archiviert werden müssen. Die ordnungsmäßige Archivierung hat einen beweisrechtlichen Mehrwert:

Sie bedeutet im Rahmen der freien Beweiswürdigung Beweissicherheit. Das Filtern unerbetener Werbe-Dokumente und E-MAILS ist berechtigt.

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